Nggak Perlu Banyak Rapat, Inilah Kinerja Yang Efektif

FOKUSLINTAS.com, SERBA SERBI – Rapat tentunya sudah menjadi agenda rutin bagi kamu yang berkarier atau berbisnis. Rapat memang perlu dilakukan sebagai sarana brainstorming dengan rekan kerja atau atasan, yang isinya membahas evaluasi kerja atau memecahkan masalah yang menghambat laju pekerjaan kita selama ini.

Namun terlalu banyak rapat juga bisa menghambat produktivitas kita, yang akhirnya membuat tenggat waktu pekerjaan pun molor

Banyak Rapat Jadi Jenuh Ngantuk Bosan

Nah, bagaimana menciptakan rapat yang efektif dan tidak buang-buang waktu? Ikuti tips berikut ini, yuuk!

Pastikan segala hal pendukung rapat sudah siap

Mulai dari slide presentasi, laptop, proyektor, hingga kertas dan pulpen untuk mencatat, harus disiapkan lengkap, sebelum rapat terlaksana. 

Laptop yang tidak terkoneksi dengan proyektor merupakan hal sepele yang sering terjadi, namun membuat rapat menjadi tertunda waktunya. Bila perlu, siapkan teknisi untuk berjaga-jaga, jika ada yang tidak beres selama rapat berjalan.

Tidak perlu sediakan snack

Sadarkah kalau adanya makanan malah membuat rapat menjadi tidak efisien? Karena peserta rapat malah sibuk mengunyah camilan! Cobalah hanya menghidangkan segelas air putih (beserta refill-nya bila perlu) selama rapat.

Jika dirasa perlu, beri tenggat waktu untuk makan dulu sebelum rapat, misalnya setengah jam sebelum rapat. Dengan cara ini, rapat akan berjalan lebih efisien karena perut sudah kenyang, peserta pun fokus dengan apa yang dibicarakan di rapat.

Simpan gadget di tas

Mainan gadget sangat membuat kita tidak konsentrasi dengan apa yang sebenarnya dibicarakan saat rapat. Walaupun kita berdalih membuka email dari klien, misalnya, namun masih banyak kemungkinan gangguan yang datangnya malah dari sesuatu yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan.

Misalnya notifikasi media sosial, atau membalas pesan singkat. Kamu bisa membuat aturan device-free saat rapat berlangsung. Bila perlu, tumpuk saja aneka gadget dengan kondisi silent di tengah meja saat rapat berlangsung.

Rapat yang efektif hanya dihadiri oleh sedikit orang

Semakin sedikit peserta yang ikut rapat, maka akan semakin efektif. Baiknya, rapat hanya dihadiri oleh empat hingga tujuh orang.

Jika lebih dari itu, biasanya rapat akan berlangsung lama yang dampaknya membuat kita kurang produktif. Pastikan bahwa yang menghadiri rapat adalah orang-orang yang memang ‘berkontribusi’.

Buat janji bertemu yang spesifik

Jika tim kamu sangat sulit untuk datang tepat waktu, aturlah waktu rapat dengan waktu yang spesifik, misalnya pukul 9.23.

Dengan mengatur waktu yang lebih spesifik, akan membuat orang tergerak untuk lebih datang on-time, ketimbang mengatur waktu di jam-jam yang umum, misalnya pukul 9.00 tepat.

Pertimbangkan untuk rapat via email

Jika kamu hanya ingin memberikan job desk atau ulasan yang singkat, mengapa tidak mengirim email saja? Perlu diingat, diselenggarakannya meeting adalah untuk berdiskusi.

Jika update yang kamu berikan bisa dibicarakan melalui email, sebaiknya hindari rapat yang memakan waktu lama.

Hanya butuh sejam untuk menciptakan rapat efektif

Semakin singkat waktu rapat, maka akan membuat peserta rapat berbicara langsung pada intinya dan lebih fokus. Sebuah studi mengatakan, jika orang berhenti untuk menanyakan hal yang sifatnya basa-basi dalam rapat, dan lebih fokus pada apa yang harus dilakukan, maka rapat bisa selesai kurang dari satu jam.

Mungkin kita bisa meniru cara kerja Presiden Jokowi yang membiasakan untuk rapat paling lama satu jam. Sangat efisien, bukan? (HF-FL)

Editor : Awi

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *